管理物件の増加に伴って、管理業務の量も増えてきました。間もなく管理戸数4,000室に到達する見込みです。

さすがに、この数の管理物件の入居者から、アパート設備、建物の不具合の連絡を受けるとなると、受ける我々のスタッフも、大変な感じであるのは、容易に想像できると思います。頂いた電話の内容によっては、業者を手配し、それらの不具合に対応してもらい、その後、業者さんへの支払い、アパートオーナーさんへの請求など、結構な作業量になります。

この業務をスムーズに、漏れなくできるようにならないだろうか。。。以前から考えていた課題になります。人をどんどん増やして対応するという必要性も感じますが、最近は求人するも、どこも人で不足で容易にスタッフが補充しにくい状況です。

で、色々考えて、スタッフの負担を軽くする目的で、システム作りをしておりました。

ようやく、この業務を簡潔化できるシステムが出来上がってきたので、先日から、現場の業務に組み込み、定着化を図っております。我々、管理に携わるスタッフ、そして、我々からの仕事の依頼を受ける業者さんとの間で、共用し使うシステムになります。

使い始めると、現場から様々なシステムの改善、機能追加などの意見が出てきました。

現場の意見を聞きながら、使いやすいものにバージョンアップさせております。我々が依頼する業者さんにも、理解していただき使ってもらうことが前提なシステムです。閑散期の11，12月中に、業者さんにも使ってもらうように、システムの説明を終え、繁忙期に備えたいと思います。

うちの担当者が、業者さんへの仕事の依頼は、すべてこのシステムから行くように業務を変え、依頼先の業者さんへは、すべてラインで依頼がいきます。

作業が終わったあとは、業者さんはこのシステムで請求書を作成して、我々に送るという流れです。

従来、月末に、郵送で送られてきた請求書も不要になり、また、管理会社から発注しているものが、すべてこのシステムを見れば把握できるというところ、また、電話でのやり取りが極端に少なくなるのが、導入メリットになります。

ちなみに、このシステムを使いたい同業の方がおりましたら、提供しますので、ご連絡ください。

きっと、自分たちと同様な苦労は、大なり小なりあるんだろうと思います。業界の質的な向上に貢献できれば何よりです。。。